„Online und Internet“, das gilt auch für den Bewerbungsweg. Wer sich sehr lange nicht mehr beworben hat, wird erstaunt feststellen, was sich zwischenzeitlich alles verändert hat. Besonders der Versandweg! Heute heißt es: Bewerbung per E-Mail, statt per Post. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Wie kommen die Bewerbungsunterlagen an den neuen Arbeitgeber?
Heute bitten Unternehmen die Bewerber und Bewerberinnen, ihre Unterlagen vor allem elektronisch zu senden. Warum? Die Bewerbung per E-Mail ist für den betriebsinternen Ablauf effizienter. Mit einem Klick kann sie an den fachlichen Vorgesetzten einer Abteilung ebenso gesendet werden wie beispielsweise an den Weisungsbefugten.
Überall werden die Abläufe weitgehend automatisiert – und das gilt natürlich besonders für den kostenintensiven Personalbereich. Was wünschen sich also künftige Arbeitgeber?
Die E-Mail-Bewerbung
Bei der Online-Bewerbung handelt es sich um eine Bewerbung, die in digitaler Form über das Internet an ein Unternehmen übermittelt wird. Dies geschieht meist per E-Mail-Versand oder durch ein Online-Formular. Schauen wir zunächst die wichtigsten Punkte für die Online-Bewerbung mit 50plus an.
„Bitte senden Sie die üblichen Unterlagen.“
Häufig lesen Sie bei Stellenangeboten diesen Satz. Stellt sich die Frage, was gehört heute alles dazu?
Welche Anlagen Sie benötigen
- Anschreiben (auch Motivationsschreiben genannt)
- Deckblatt mit aktuellem Foto
- Lebenslauf, übersichtlich und aussagekräftig
- Studienabschluss, Lehr-Abschluss, Gesellenbrief etc.
- Aktuelle Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber
- Zertifikate und Teilnahme-Bestätigungen
- Arbeitsproben oder Projektlisten je nach Branche
Packen Sie Ihre Unterlagen kompakt in ein PDF-Dokument
Verschicken Sie bitte keine einzelnen Word-Dokumente.
Wenn Sie alle Unterlagen sorgfältig geprüft haben, machen Sie ein Dokument daraus und speichern Sie es als PDF-Datei ab.
PDF-Datei aus Worddokument erstellen
1. Öffnen Sie Ihre Dateien in Word
2. Klicken Sie auf „Datei“ (oben links)
3. Wählen Sie „Drucken“ (in der linken Spalte)
4. Klicken Sie auf Ihren Drucker. Es öffnet sich ein Auswahl-Menü. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, ein PDF zu schreiben, z.B: „Microsoft Print to PDF“. Meist steht „PDF“ im Namen.
Vergessen Sie nicht, die Datei mit einem konkreten Namen zu kennzeichnen, beispielsweise „Bewerbung_Name_Vorname“.
Wenn Sie wollen, können Sie auch noch Ihre Tätigkeit angeben: „für_XY“. Mit der Formatierung als einzelne Datei stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen immer komplett ankommen.
Achten Sie auch darauf, dass Ihr PDF nicht zu groß ist. Eine Größe bis 5 MB sind empfehlenswert, damit die Mail sicher ihr Ziel erreicht.
Der richtige Betreff
Benennen Sie Ihre E-Mail aussagekräftig und kurz: Der Empfänger sollte sofort verstehen, auf welche Stelle oder wofür Sie sich bewerben.
Statt „Bewerbung“ (zu allgemein) wählen Sie einen Betreff wie „Bewerbung als XY“. Die Bezeichnung entnehmen Sie aus der Stellenanzeige. Manchmal gibt es auch Nummern, die Sie übernehmen können.
Wenn Sie sich initiativ bewerben, können Sie den Begriff „Initiativbewerbung“ verwenden. Ergänzen Sie gern zwei, drei Worte, die Ihre Wunschstelle beschreiben.
Der professionelle Absender
Nutzen Sie eine E-Mail-Adresse, die Ihre Professionalität unterstreicht, z.B. etwas wie vorname.nachname@outlook.com.
Bitte verwenden Sie nicht die Mail-Adresse Ihres Partners oder eine, die Begriffe enthält, mit denen Sie nicht im Postfach Ihres neuen Arbeitgebers landen wolllen, z.B. maus@hotmail.de oder janinchen@gmail.com … Sie wissen, was ich meine. Der erste Eindruck zählt – auch online.
Schicken Sie Ihre Unterlagen per Mail – ohne vorherigen Anruf!
Wenn im Stellenangebot eine konkrete E-Mail-Adresse angegeben ist, nutzen Sie diese bitte.
Ein Anruf vorab ist meist unnötig und wird eher als lästig empfunden. Warum? Alle Informationen zur Stelle und zur Kontaktaufnahme, also auch die Mail-Adresse für die Unterlagen, sind im Stellenangebot angegeben. Auch wenn meine Bewerber:innen häufig meinen, sich mit einem vorherigen Anruf „in Erinnerung bringen“ zu können, ist dem meist nicht so. Die Personal-Sachbearbeiterin ist nicht die Entscheiderin. Sie bearbeitet die Unterlagen mit dem Blick auf Vollständigkeit und reicht sie an die Personalverantwortlichen weiter.
An diese Personen kommen Sie telefonisch meist vorab nicht heran – und wenn, dann wird es als Störung empfunden. Wie gesagt, heute sind die Prozesse automatisiert. Man möchte effizient und effektiv im Personalbereich arbeiten.
Checkliste vor dem Absenden
Bevor Sie Ihre Mail absenden, prüfen Sie:
- Ist Ihr PDF angehängt und aussagekräftig benannt?
- Stimmt die Anrede? (Falls es keinen Ansprechpartner gibt, schreiben Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“)
- Ist die Betreffzeile ausgefüllt?
- Überschreitet der Anhang nicht die 5 MB?
- Sind die Angaben in Ihrer E-Mail-Signatur aktuell?
Es bietet sich auch an, die Mail noch einmal in Ruhe zu lesen und zu prüfen, ob sich Fehler eingeschlichen haben.
Die „One-Klick-Bewerbung“
Inzwischen bieten viele Unternehmen auch eine „Bewerbung mit einem Klick“ an. Dieses Format soll, so erhoffen es sich viele Firmen, die Einstiegshürden reduzieren. Dahinter steht die Vorstellung, dass sich der Kandidat oder die Kandidatin, sobald er oder sie eine attraktive Stellenausschreibung entdeckt, mit einem Klick bei der Personalabteilung meldet.
Das Prinzip ist denkbar einfach, hat aber auch seine Tücke.
Sie müssen alle vorgegebenen Fenster des Formulars ausfüllen. Dabei kann beispielsweise die Frage nach Ihrem Wunschgehalt eine Hürde darstellen. Füllen Sie dieses Feld nicht mit einer konkreten Summe aus, werden Sie nicht weitergeleitet – und können ihre Bewerbung bei dieser Firma nicht platzieren. Gerade die Höhe des Gehalts ist jedoch etwas, das für Sie vielleicht variabel wäre. Doch dazu müssten Sie in die Verhandlung gehen können.
Versendet, und jetzt?
Warten Sie nicht auf eine Eingangsbestätigung oder auf eine Absage. Beides, sowohl die Empfangsbestätigung wie die Absage, stammen noch aus Zeiten der Postsendungen.
Mittlerweile sind die Abläufe in den Betrieben stark rationalisiert. Da die Bearbeitung von Bewerbungen sehr zeitintensiv ist, versucht man, diese Prozesse so effizient wie möglich zu steuern.
Dabei sind sowohl Empfangsbestätigungen wie oftmals auch Absagen unter den Tisch gefallen. Ich erlebe immer wieder enttäuschte Bewerber:innen, die mir sagen „nicht einmal eine Antwort habe ich bekommen“. Ich kann den Unmut verstehen. Doch hier brachte der Rotstift der Effizienz die Höflichkeit zu Fall.
Manche Unternehmen schreiben ein paar Zeilen, die Mehrheit jedoch nicht mehr.
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